Blue Notes is de digitale nieuwsbrief van Blue Note Communicatie, bureau voor mediatrainingen, crisiscommunicatie en presentatiecoaching. Blue Notes wordt u aangeboden door Stephan Hoek en Moniek van de Wiel.
Kunt u deze email niet goed lezen?
Bekijk hem in uw browser.

Asbest, best lastig


Tijdens groot onderhoud van een appartementencomplex van een woningcorporatie wordt onverwachts asbest gevonden. De bewoners weten nog van niets. Wat te doen?
Ons advies is tweeledig: laat een externe partij een onafhankelijk onderzoek doen naar de ernst van de zaak en de te nemen maatregelen. Én communiceer hier vanaf het begin open en eerlijk over.
 
Natuurlijk vond de woningcorporatie het spannend om hierover te communiceren. “Kunnen we niet beter eerst het onderzoek afwachten?” “Maken we onze huurders niet onnodig ongerust?”

We schetsten twee scenario’s:
  1. ‘onderzoek afwachten’, zelf eerst méér feiten boven tafel halen en daarmee betere antwoorden hebben alvorens te communiceren
  2. ‘snel communiceren over de asbestvondst en het onderzoek’, waarbij een aantal vragen nog onbeantwoord blijft
 
Diverse overwegingen passeerden de revue. Vanwege de asbestvondst was het noodzakelijk om de aanpak van het groot onderhoud aan te passen. Voor het asbestonderzoek moesten er bovendien monsters genomen worden door een gespecialiseerd bureau. Het risico op geruchtvorming ‘wat is er aan de hand?’ is aanzienlijk in deze situatie. Als je dan als corporatie moet uitleggen wat er aan de hand is, sta je met 3-0 achter.   
 
We kozen voor snelle en open communicatie: de huurdersvereniging persoonlijk betrekken en per brief alle bewoners informeren, waarbij de mogelijkheid voor een persoonlijk gesprek werd aangeboden. De betrokken bouwbedrijven werden tijdig ingelicht, en vooraf werden alle medewerkers van de corporatie gebriefd over de gang van zaken.  
 
Het resultaat was opmerkelijk: het merendeel van de bewoners legden zich neer bij de situatie en accepteerden het proces. En soms moet je ook gewoon een beetje geluk hebben: uit de resultaten van het onderzoek dat snel werd uitgevoerd, bleek dat het om de minst kwalijke vorm van asbest ging. Op basis daarvan kon slagvaardig het onderhoudsplan worden aangepast.
 
Een kleine groep huurders leek de situatie aan te grijpen om er zelf voordeel uit te halen. Daarbij werd ook de regionale pers benaderd. Die had echter al een persbericht ontvangen van de corporatie en liet het daarbij.

Krachtig punt By Powerpoint


Iedereen weet het en toch doen we het telkens weer. Presentatie voorbereiden? Start de powerpoint! Bijgaand filmpje gaat momenteel rond op social media. Het laat op humoristische wijze zien, wat iedereen allang weet. Maar wat als je niet zo’n begenadigd spreker bent als deze comedian Arnout Van den Bossche?

Een goede presentatie vergt voorbereiding. Voor iedereen. Ervaring en zelfkennis helpen. Uitgangspunten zijn altijd de eigen persoonlijkheid en de eigen vaardigheden. In een training helpen wij met hele praktische tips: hoe ga je staan, hoe benut je je non-verbale communicatie, wel of geen interactie met publiek en zo ja, hoe dan? En maak je toch gebruik van powerpoint, doe het dan goed. Gebruik beelden die de boodschap ondersteunen. Beperk het aantal woorden: geen hele zinnen, maar kernachtige begrippen en bullitpoints. Dan luistert publiek naar de spreker en spreek je met impact.

Blog

Spreek in beelden


Onlangs was ik bij de expositie van World Press Photo in de TU Eindhoven. Die beelden komen stevig binnen. Subtiel, verrassend en vaak keihard en heftig. Korte begeleidende teksten geven context aan de situatie, waardoor de foto’s nog meer betekenis krijgen. Nog niet eerder heb ik in zo’n korte tijd zo veel verhalen tot mij laten komen. 

Ik maak de link naar het werk dat ik graag doe, het maken van presentaties, het coachen van mensen voor key note speeches en presentaties. Hoe vaak blijft een beeld, boodschap of verhaal echt hangen?

Ooit trainde ik een hoogleraar voor een presentatie voor niet-academische publiek. Hij had in het programma tien minuten ter beschikking en zo’n 60 sheets bij elkaar gezocht. Voornamelijk ingewikkelde grafieken en plaatjes, eerder gebruikt in de collegezaal, maar voor niet-ingewijden volstrekt nietszeggend. Ik kreeg het lichtelijk benauwd. Hoe bij te sturen?

Een eenvoudige vraag hielp ons op weg: “Wat wil je dat het publiek bijblijft na afloop?” Na enig nadenken bleek het antwoord al even eenvoudig: “Ik wil dat het publiek zich realiseert wat de maatschappelijke bijdrage van onze universiteit is en dat samenwerking met het bedrijfsleven daarbij essentieel is.” Okay….. wat betekent dat dan voor deze presentatie?

Die ging volledig om. De rest van de tijd hebben wij besteed aan een volledig nieuw verhaal met enkele aansprekende voorbeelden van tastbare, hedendaagse innovaties. En aan andere sheets, want ja, dat doen we nu eenmaal altijd zo.

Mooi toch, dat diezelfde universiteit nu al enkele jaren ruimte geeft aan de indringende beelden en verhalen van World Press Photo. Bovenstaande foto is van Anna Boyiazis: haar serie gaat over jonge vrouwen in Zanzibar die leren zwemmen.

Ook leren spreken in beelden? Neem gerust contact met mij op. Ik help je graag. Moniek


Aan het werk
Het was de beurt aan de nieuwe colleges van Burgemeester & wethouders: voor verschillende gemeentes verzorgden wij mediatrainingen. Voor een distribiteur in chemicaliën zijn we gestart met een crisistraject: workshop bewustwording, crisiscommunicatieplan, crisissimulatie en mediatraining. Voor een gevoelige kwestie bij een woningcorporatie verzorgden een mediatraining.